Vanligvis hvis din stilling er "Møteplanlegger", "Arrangementskoordinatoren" "Program Director" planlegger du møter, enten interne eller eksterne, på jevnlig basis. Noen møteplanleggere som fungerer for store selskaper og organisasjoner er sertifisert møte profesjonelle og har grupper av mennesker som de arbeider med for å planlegge deres møter med hvert medlem av teamet som er ansvarlige for et annet aspekt av planleggingen. Hvis men du planlegger et møte for første gang og er usikker på hvordan du kommer i gang, er det noen viktige områder du bør fokusere på. Sette opp et regneark og begynne å samle informasjon og svarer på følgende spørsmål:
1. Navnet på firmaet, tilknytning eller avdelingen som møtet er planlagt.
2. Hva slags hendelse er det? dvs. nasjonale salg møte, klient-konferansen.
3. Hva er formålet med møtet?
4. Vil du har et tema for møtet?
5. Hva bestå hendelsen av dvs. åpne/lukke keynote speaker, lunsjen underholdning, avslapnings økter, verksteder, cocktailparty. Hvert segment bør separat organisert og deretter innlemmet i generelle hendelsen.
6. Antall dager arrangementet vil finne sted. Komme opp med en tidslinje.
7. Datoen for hendelsen. Komme opp med en foretrukket dato og har andre og tredje valg.
8. Eksamensfesten datoen i AM eller PM og dato og klokkeslett som møtet vil være over.
9. Størrelsen på hendelsen. Hvor mange deltakere forventer du?
10. Sjekk kalenderen for å forsikre deg om at din dato gratis av konflikt med helligdager, andre industri-hendelser osv.
11. Bestemme budsjettet som du arbeider med.
12. Sette sammen en plan for reklame, markedsføring og annonsering.
13. Plassering – der møtet avholdes? Vil du ha møtet på en convention center, hotel, resort, historiske eiendom?
14. Hvis møtet skal være off vil det være lokal, i en annen by eller et tettsted eller i en annen stat?
15. Webområdebesøk kan være for å hjelpe deg med å finne ut den beste plasseringen for møtet. Når du har valgt møte-område, kan du bestemme hvor mange rom og hvor mange møterom vil være nødvendig.
16. Starte planlegging for måltider og mat/drikke som vil være tilgjengelig på stedet.
17. Lyd visuelle og lyd-utstyr. Hva vil være nødvendig? Vil du bruke tjenestene som tilbys av anlegget hvor du har ditt møte eller arbeide med eksterne leverandører?
18. Underholdning – vil underholdning vil kjøpte i og være en del av ditt møte eller gis stedet?
19. Transport - folk/frakt.
20. Forsikring
21. Anslått samlet kostnad.
Hvis det er et nettsted med en side oppsett hvor du annonserer ditt møte eller arrangement, det er virkelig nyttig å holde oppdatere informasjonen der for å holde potensielle deltakere eller medlemmer à jour med utviklingen når du Ferdigstiller respektive detaljer i.e. date, plassering, lokaler, om det omliggende området, sakslisten for møtet. Nøye tenker alt gjennom og oppmerksomhet på detaljer i hele planleggingsprosessen vil bidra til å sikre en svært vellykket og minneverdig begivenhet.
No comments:
Post a Comment